Ein Vorstandssitzungsprotokoll ist die formelle, oft gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung der Entscheidungen eines Vorstands. Anders als informelle Teamnotizen muss es korrekt, objektiv und als Nachweis darüber, wie der Vorstand geführt hat, aufbewahrt werden. Unten finden Sie eine Vorlage für ein Vorstandssitzungsprotokoll plus eine klare Checkliste mit allem Wichtigen.
Warum Vorstandsprotokolle rechtlich zählen
Für Unternehmen und gemeinnützige Organisationen ist ein Vorstandsprotokoll ein offizielles Unternehmensdokument. Es belegt, dass die Mitglieder ihren Pflichten nachgekommen sind, dass Entscheidungen ordnungsgemäß getroffen wurden und dass Interessenkonflikte gehandhabt wurden. Bei einem Streit, einer Prüfung oder einer Due-Diligence ist das Protokoll der Nachweis dessen, was der Vorstand entschied und warum — weshalb es sachlich, objektiv und frei von Kommentaren sein muss.
Was ein Vorstandssitzungsprotokoll enthalten muss
Halten Sie den Namen der Organisation, Datum, Uhrzeit und Ort fest; wer anwesend und wer abwesend war; die Bestätigung der Beschlussfähigkeit; die Genehmigung des vorherigen Protokolls; jeden Antrag, wer ihn gestellt und unterstützt hat, und das Abstimmungsergebnis; die wichtigsten Entscheidungen und Beschlüsse; und die Uhrzeit des Sitzungsendes. Vermerken Sie erklärte Interessenkonflikte. Bleiben Sie im Ton neutral — halten Sie fest, was entschieden wurde, nicht das Hin und Her der Debatte.
Genehmigung, Unterzeichnung und Aufbewahrung
Der Protokollentwurf wird nach der Sitzung verteilt und dann zu Beginn der nächsten Vorstandssitzung formell genehmigt (und bei Bedarf korrigiert). Nach der Genehmigung wird er vom Vorsitzenden oder Schriftführer unterzeichnet und — oft über viele Jahre — als Teil des Unternehmensdokuments aufbewahrt. Ein transkriptbasiertes Tool für den Entwurf sorgt dafür, dass die erste Fassung korrekt und vollständig ist, bevor sie dem Vorstand zur Genehmigung vorgelegt wird.
