Il verbale del consiglio di amministrazione è la registrazione formale, spesso obbligatoria per legge, delle decisioni di un consiglio. A differenza degli appunti di team informali, deve essere accurato, obiettivo e conservato come prova del modo in cui il consiglio ha governato. Qui sotto trovi un modello di verbale del consiglio e una checklist chiara di cosa includere.
Perché il verbale del consiglio conta a livello legale
Per società ed enti senza scopo di lucro, il verbale del consiglio è un documento societario ufficiale. Dimostra che gli amministratori hanno adempiuto ai propri doveri, che le decisioni sono state prese correttamente e che i conflitti di interesse sono stati gestiti. In una controversia, in una revisione o in una due diligence, il verbale è la prova di ciò che il consiglio ha deciso e perché: ecco perché deve essere fattuale, obiettivo e privo di commenti personali.
Cosa deve includere il verbale del consiglio
Registra il nome dell’organizzazione, data, ora e luogo; chi era presente e chi assente; la conferma della presenza del numero legale; l’approvazione del verbale precedente; ogni mozione, chi l’ha proposta e chi l’ha sostenuta e l’esito della votazione; le decisioni e delibere chiave; e l’ora di chiusura. Annota eventuali conflitti di interesse dichiarati. Mantieni un tono neutro: registra ciò che è stato deciso, non il botta e risposta del dibattito.
Approvazione, firma e conservazione
La bozza di verbale viene distribuita dopo la riunione, poi approvata formalmente (e corretta se necessario) all’inizio della riunione successiva del consiglio. Una volta approvato, viene firmato dal presidente o dal segretario e conservato, spesso per molti anni, come parte del documento societario. Usare uno strumento basato sulla trascrizione per redigerlo garantisce che la prima versione sia accurata e completa prima di andare al consiglio per l’approvazione.
